Setelah postingan sebelumnya membahas secara umum mengenai apa itu beasiswa Monbusho, kali ini saya akan menceritakan pengalaman saya dalam melewati tahap demi tahap memperoleh beasiswa ini. Tulisan ini akan saya buat seusuai timeline yang saya alami, dengan harapan pembaca dapat memperkirakan waktu yang akan dihabiskan sampai benar-benar dinyatakan sebagai Monbusho Scholarship Grantee (eh ini istilah yang saya buat sendiri sih :P).

2 April 2012

Hari ini saya mendapat informasi dari seorang senior bahwa pendaftaran Monbusho G2G telah dibuka oleh Kedubes Jepang. Prosedur lengkapnya dapat dilihat di website ini. Nah jika kamu membukanya sekarang (pada saat postingan ini ditulis), prosedur yang tertera masih untuk keberangkatan 2013 alias keberangkatan saya. Untuk keberangkatan 2014, dapat dilihat di link itu juga, yang nanti akan di-update sekitar awal April 2013.

Di website tersebut sebetulnya sudah sangat lengkap dan jelas mengenai persyaratan dan dokumen yang harus dikumpulkan. Namun, saya akan mencoba menjelaskan beberapa poin yang sering membingungkan, baik bagi saya maupun bagi teman-teman yang beberapa kali bertanya ke saya.

Tentang Persyaratan

“Nilai TOEFL-PBT minimal 550 atau TOEFL-CBT minimal 213 atau TOEFL-IBT minimal 79 atau ekuivalen, ATAU nilai Japanese Language Proficiency Test minimal level 2″

• Nah sebenernya udah jelas bahwa persyaratan bahasa adalah bahasa Inggris dengan nilai TOEFL ATAU bahasa Jepang dengan nilai JLPT. Jadi buat yang belum bisa bahasa Jepang sama sekali, ga perlu khawatir, pake nilai TOEFL aja. 
• Kalau nilai TOEFL Prediction boleh ga? Nah ada yg bilang boleh ada yg nggak. Kalau saya dulu pakai TOEFL ITP saja juga bisa kok insya Allah (kecuali ada perubahan peraturan, ya. tapi kayaknya sih nggak). Kalau ragu, mending telpon aja bagian pendidikan kedubes. Mereka sangat welcome kok sama pertanyaan2 seputar syarat2 kelengkapan dokumen 🙂
• Nilai JLPT biasanya digunakan oleh mereka yang S1-nya mengambil sastra Jepang atau sudah kuliah di Jepang juga. Jadi mereka merasa lebih pede menggunakan bahasa Jepang.

“Memilih bidang studi yang sama dengan disiplin ilmu sebelumnya”

• Ini sebenernya ga saklek, tapiii… jika memang bidang studi yang akan dipilih untuk S2-nya berbeda, jangan sampe beda jauh banget. Karena nanti saat wawancara, pewawancara akan menilai seberapa paham kita terhadap topik riset kita. Jadi kalo memang beda, pastikan kamu benar-benar paham banget sama topik riset yang kamu pilih. 
• Pengalaman saya sendiri, S1 saya Teknik Elektro, tapi S2 nanti insya Allah Computer Science. Hal ini disebabkan TA saya banyak mengerjakan sesuatu yg berhubungan dengan komputer, jadi topik riset saya memang tidak jauh dengan topik TA saya. Akibatnya, saya jadi “terjerumus” di lab-nya computer science deh.

“Bersedia belajar Bahasa Jepang”

• Bagi yang belum bisa bahasa Jepang, nanti akan ada preparation dulu selama 6 bulan sampe 1 tahun untuk belajar bahasa Jepang.
• Sebelumnya, akan ada placement test untuk mengetahui kita masuk di kelas mana untuk belajar bahasanya.
• Preparation ini biasanya dilakukan di universitas masing-masing.

Tentang Dokumen

“Copy ijazah yang dilegalisir atau surat keterangan lulus” Di bagian catatan ditambahkan “Semua dokumen harus dalam bahasa Inggris/Jepang”

• Karena waktu pendaftaran ini saya belum lulus, saya meminta surat keterangan lulus ke TU Prodi yang menyatakan bahwa saya akan lulus pada Juli 2012, dalam bahasa Inggris tentunya.

“Semua dokumen harus dibuat copy sebanyak 4 buah”

• Yang dimaksud copy 4 buah ini adalah asli sebanyak 1 buah, dan copy sebanyak 4 buah. Jadi total kita harus mengumpulkan 5 rangkap dokumen kepada Kedubes.
• Waktu saya dulu sih yang di-copy juga termasuk surat rekomendasi dari dosen. Kebetulan dosen saya baik jadi mau membuatkan copy-nya. Tapi senior saya yang lain cuma mengumpulkan 1 surat rekomendasi, tapi mohon maaf banget saya lupa beliau lolos dokumen atau ga (yang pasti beliau sekarang di Jepang dengan beasiswa lain, bukan beasiswa Monbusho).

“Abstract of Theses”

• Waktu itu sih saya mengumpulkan abstrak TA saya dengan sedikit tambahan. Kalau teman saya yang lain (yang lolos sampe akhir juga) juga mengumpulkan abstrak paper-paper yang pernah dia buat selama S1.

Tentang Tahap Seleksi

“Kedutaan Besar Jepang melakukan seleksi dokumen, dan akan memberitahukan kepada mereka yang lolos 1 (satu) minggu sebelum ujian tertulis. (Kurang lebih 100 pelamar dipilih melalui seleksi dokumen ini.)”

• Jadi memang tidak semua yang dokumennya memenuhi syarat pasti akan dipanggil seleksi berikutnya, melainkan hanya 100 pelamar dari sekian pelamar yang dokumennya memenuhi syarat.
• Pengalaman saya waktu itu, 3 hari setelah saya mengirim semua berkas, tiba-tiba saya ditelpon oleh kedubes. Karena domisili saya waktu itu masih di Bandung sedangkan KTP saya KTP Balikpapan, saya ditanya oleh pihak kedubes, kalau lolos seleksi dokumen, mau tes di Jakarta atau Surabaya (karena Balikpapan merupakan regional urusannya kedubes Jepang yang di Surabaya). Saya memilih tes di Jakarta. Waktu itu saya udah GR bakal lolos seleksi dokumen :p Alhamdulillah memang lolos 🙂

“Ujian tertulis Bahasa Jepang dan Bahasa Inggris akan dilaksanakan di Jakarta, Surabaya, atau Medan pada tanggal  18 Juni 2012(Bahasa Inggris sebagai  ujian pilihan. Nilai yang lebih tinggi akan dipakai  untuk  pertimbangan seleksi).”

• Bagi kita yang mengumpulkan nilai TOEFL, yang lebih wajib dikerjakan yang bahasa Inggris saja. Jika memang belum bisa bahasa Jepang sama sekali, nanti tulis nama saja di lembar jawabannya 😀 Cerita lengkapnya, nanti di bagian seleksi tertulis ya 🙂

Sedikit tambahan tips dari saya:

• Susunlah dokumen-dokumen di atas sesuai urutan dokumen yang tertulis di website kedubes tadi. Itu akan sangat memudahkan sekaligus menyenangkan pemeriksa, yang artinya (semoga) kans kita untuk lolos seleksi dokumen makin besar.
• Belajarlah bahasa Jepang mulai sekarang, insya Allah akan sangat bermanfaat di tahap-tahap selanjutnya.

*****

Nah berikhtiarlah semaksimal mungkin dalam melengkapi setiap detail dari daftar dokumen yang harus dikumpulkan ini. Serta jangan lupa juga berdoa, semoga hal-hal yang kita sampaikan di dokumen-dokumen tersebut dapat dimengerti oleh pemeriksa, dan juga menarik dan meyakinkan agar kita terpilih menjadi 100-an orang yang dipanggil untuk melakukan ujian tertulis kelak. Karena faktor X sangat besar dalam tahap ini. Banyak pelamar yang mungkin sebetulnya sangat pintar, berbakat, dan layak, namun jadi tidak lolos karena dokumen yang tidak lengkap, atau penyampaian isi yang kurang baik.

Hmm, sepertinya untuk sekarang segini dulu postingannya, soalnya ternyata udah panjang banget, ntar malah pusing bacanya >_< Insya Allah tahapan seleksi berikutnya akan segera saya selesaikan. Untuk sekarang, karena seleksi untuk research student 2014 belum buka, boleh mulai coba melengkapi syarat-syaratnya, karena nanti kan waktu untuk mengumpulkan dokumennya hanya sebulan sejak tanggal pengumumannya rilis. Kalau saya tahun lalu sih baru mulai melengkapi dokumen sejak pengumuman dibuka. Ga terlalu hectic sih, tapi menurut saya, lebih cepet mempersiapkan, lebih baik 🙂

頑張った！:)

Tahap selanjutnya : Ujian Tertulis