Melengkapi Dokumen Lagi

Tahap sebelumnya : Seleksi Wawancara

Pengumuman Lolos Primary Screening

Pengumuman hasil wawancara dijanjikan sekitar awal Agustus 2012 oleh Kedubes. Sisa bulan Juli pun saya lewati dengan deg-deg-plas, pada tahap ini, benar-benar sudah pasrah dengan hasil apa pun yang akan diterima.

Pagi tanggal 31 Juli saya terbangun tanpa ada firasat apa pun. Tapi karena sudah mendekati hari dijanjikannya pengumuman, saya berpikir iseng-iseng ngecek website kedubes. Biasanya hasilnya sudah muncul walaupun belum tanggal yang dijanjikan. Begitu masuk ke website kedubes, yappari, belum ada pengumumannya. Pasti besok, pikir saya. Saya pun siap-siap berangkat ke kampus seperti biasa (saat ini saya sedang mengisi kekosongan dengan menjadi Asisten Peneliti di lab tempat saya TA kemarin).

Sampai kampus, kerja-kerja sebentar, pas jam makan siang, iseng buka fb. Eh tak disangka-sangka, ada wall dari dosen Kalkulus TPB saya. Pertama, ada wall dari beliau saja sudah mengagetkan (bagaimana bisa si bapak masih inget sama saya? ketemu juga cuma 2 semester, itu pun 4 tahun yang lalu). Kedua, isinya lebih mengagetkan lagi.

“Halo Nadine. Rupanya Anda ikut seleksi beasiswa Monbukagakusho juga ya? Selamat ya. Seorang mahasiswa saya juga lolos wawancara tsb. Belajar ke mana rencananya Anda?”

Mana nyangka saya akan mengetahui pengumuman lolos Primary Screening dengan cara seperti ini? >_< 😀

Setelah membaca wall dari si bapak, saya pun langsung mengecek website kedubes, dan benarlah, nama saya tertulis sebagai salah satu dari 35 peserta seleksi yang dinyatakan lolos Tahap Primary Screening. Alhamdulillah…

(NB: setelah itu saya pun membalas wall dari  bapak sambil menanyakan bagaimana bapak bisa masih ingat saya. Ternyata mahasiswa yang bapaknya maksud adalah Samy, temen seperjuangan dari awal tes Monbusho. Waktu si bapak mengecek nama Samy, beliau rupanya melihat nama saya juga dan tetiba ingat bahwa saya adalah mahasiswa Kalkulus bapaknya 4 tahun yang lalu. Kata si bapak, sebenarnya si bapak tidak ingat wajah saya, tapi ingat nama saya. Hebaattt…)

Mengambil Dokumen Lain

Jika kita lolos seleksi wawancara dan dinyatakan lolos Primary Screening, maka langkah berikutnya sebelum kita benar-benar dinyatakan lolos Secondary Screening adalah kita harus melengkapi dokumen yang diberikan saat sebelum wawancara dan memperoleh Letter of Acceptance (LA) dari profesor di Jepang. Dokumen tersebut sebenarnya sama saja dengan dokumen pada waktu seleksi dokumen awal, hanya saja ditambah fotocopy KTP, legalisasi ijazah, legalisasi transkrip, attachment, dan health certificate. Semuanya harus dalam bahasa Inggris (eh kecuali fotocopy KTP, ding), namun untuk attachment dan health certificate, formnya sudah diberikan kedubes, sehingga kita tinggal mengisinya.

Selain dokumen di atas, ternyata masih ada satu berkas dokumen lain yang harus diisi-isi. Dokumen ini bisa dipilih mau dikirim ke rumah atau mabil sendiri di kedubes. Waktu itu karena saya banyak sekali pertanyaan mengenai isi dokumen, saya pun memutuskan untuk mengambil langsung saja di kedubes. Iseng saya tanya Samy, mau ngambil dokumen ke Jakarta nggak. Ternyata si Samy mau. Jadilah saya ke Jakarta sama Samy naik kereta.

Ini pertama kalinya saya ke Jakarta naik kereta dari Bandung 😀 Biasanya selalu naik travel. Tapi lucu ya, naik kereta malah lebih lama daripada naik travel 😀 Selain itu dari stasiun kami masih harus naik busway lagi. Saat itu busway lumayan penuh (emang pernah ga penuh ya?)

Anyway, sesampainya di Kedubes, kami pun mengambil dokumen yang dimaksud sambil menanyakan pertanyaan yang telah sama-sama kami kumpulkan. List pertanyaannya bisa dilihat di blog si Samy 😀

Penerjemah Tersumpah

Ok, balik lagi ke melengkapi dokumen-dokumen tadi. Untuk health certificate tidak susah mengurusnya. Waktu itu saya pergi ke RS Borromeus, bilang mau cek kesehatan sambil menunjukkan form yang diberikan kedubes. RS sudah biasa mengisi form-form semacam itu sehingga saya langsung diarahkan ke dokter yang bersangkutan. Keesokan harinya saya sudah dapat mengambil hasil MCU saya.

Namun, salahnya saya adalah karena saya tidak menyangka saya akan lolos dan tidak berani berharap lebih, setelah saya lulus dan diwisuda, saya tidak terpikir untuk meminta terjemahan dan legalisasi ijazah serta transkrip saya! Aaa, sejak menerima kenyataan ini (bahwa saya lolos Primary Screening) barulah saya terpikir untuk meminta semua dokumen itu ke TU Prodi Elektro >_<

Ternyata oh ternyata, meminta dokumen-dokumen itu tak semudah membalik telapak tangan dan harus melalui beberapa prosedur. Tapi saya yakin ini berbeda di tiap universitas bahkan di tiap prodi di ITB. Saya tanya Samy, dia bisa memperoleh berkas itu hanya dalam waktu 1 minggu. Sementara saya waktu itu, dijanjikan 2 minggu. Padahal batas pengumpulan dokumen ini pun hanya 2 minggu. Saya pun me-request kepada bapak staf TU bisa tidak punya saya saja dipercepat. Tentu saja tidak bisa, sebab saat itu juga banyak yang meminta dokumen serupa. Saya juga sempat bertanya bisa kah saya saja yang meminta tanda tangan ke ketua Prodi dan Dekan, kebetulan saya kenal secara pribadi bapak-bapak dosen ini. Tapi ternyata tidak boleh juga. Semua harus melalui prosedur TU. Malahan bapaknya memarahi saya, kalau memang butuh cepat kenapa tidak dari sejak lulus mintanya. Ya saya tidak menyangkal sih, ini memang salah saya, saya terima dimarahi si bapak dengan lapang dada >_< Akhirnya karena si bapak TU kasihan sama saya, bapaknya bilang coba saja balik minggu depan, mudah-mudahan sudah bisa jadi.

Sembari menunggu minggu depan, saya menelepon kedubes mengenai ijazah saya yang kemungkinan tidak dapat diserahkan tepat waktu ini. Alhamdulillah, staf kedubes memang baik-baik dan sangat membantu, saya pun diberi saran untuk meminta terjemahan ke penerjemah tersumpah saja. Ah, kenapa tidak terpikirkan sedari awal, ya. Saya pun segera mencari jasa penerjemah tersumpah di Bandung. Dari hasil googling dan tanya sana-sini, akhirnya terpilihlah “Triad English Centre” yang berlokasi di Jl. Baladewa No. 77, Bandung.

Saya menghubungi mereka lewat email yang tercantum di websitenya. Prosesnya mudah dan cepat sekali. Saya cuma diminta mengirimkan scan dokumen yang hendak diterjemahkan, lalu transfer sejumlah uang. Tidak mahal, tidak sampai seratus ribu rupiah. Setelah transfer saya menghubungi mereka lagi dan mereka langsung mengerjakan dokumen saya. Saya sudah dapat mengambil dokumen saya 2 hari setelah saya memesan.

Jadi saran saya, segeralah meminta terjemahan ijazah dan transkrip nilai Anda setelah Anda lulus, tidak perlu menunggu hingga pengumuman Primary Screening keluar 😀

(NB: Temen saya yang lain yang juga lolos Primary Screening dan sejurusan dengan saya, Ririn, juga mendapat masalah dalam memperoleh terjemahan ijazahnya. Akhirnya dia pun mengikuti saya dengan membuat terjemahan ke penerjemah tersumpah :D)

*****

Alhamdulillah selain ijazah terjemahan ini, tidak ada masalah lain dalam kelengkapan dokumen. Dokumen-dokumen itu adalah :

1. Formulir yang sama dengan fomr saat seleksi dokumen dulu plus foto (Asli 3)
2. Abstrak Tesis (Asli 1, copy 2)
3. Form Attachment plus foto (Asli 2)
4. Field of Study (Asli 1, copy 2)
5. Surat rekomendasi dari universitas (Asli 1, copy 2)
6. Terjemah ijazah dan transkrip nilai dilegalisasi (Asli 1, copy 2)
7. Health Certificate (cap dan ttd dokter) (Asli 1, copy 2)
8. Fotocopy KTP (Copy 1)
9. Foto 3×4 dan 4×6 (Asli masing-masing 2)

Setelah mengumpulkan semua dokumen ini ke Kedubes by airmail, tinggal 1 lagi langkah yang harus kami tempuh, yaitu :
Memperoleh Letter of Acceptance !!! >_<